Neues Nachweisgesetz ab 01.08.2022

 

In diesem Newsletter erhalten Sie einen Überblick zu den wichtigen Neuregelungen im Arbeitsvertragsrecht durch das geänderte Nachweisgesetz und wie sich diese auf die betriebliche Altersversorgung (Seite 3) auswirken.

Die Änderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) traten am 01.08.2022 in Kraft und wirken sich auf alle zukünftigen, aber auch schon bestehenden Arbeitsverträge aus. Die Nichtbeachtung der neuen Regelungen stellt – auch das ist neu – eine Ordnungswidrigkeit dar. Es drohen also Bußgelder, auch schon bei Versäumung der zahlreichen (kurzen) Fristen, die das Gesetz vorsieht.

Hierbei ist danach zu differenzieren, ob es sich um Neueinstellungen ab dem 01.08.2022 oder um „Bestands-Arbeitsverhältnisse“ (Beschäftigung schon vor dem 01.08.2022) handelt. Bei Neueinstellungen müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen unaufgefordert nachgewiesen werden, gegenüber „Bestands-Arbeitnehmern“ nur auf deren Aufforderung. Im Einzelnen:

Neueinstellungen ab dem 01.08.2022

  1. Bereits am ersten Arbeitstag müssen Sie neuen Mitarbeitenden schriftlich Folgendes nachweisen:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der (neu!) Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts (jeweils getrennt anzugeben),
  • die vereinbarte Arbeitszeit sowie (neu!) vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie (ebenfalls neu!) Einzelheiten einer etwa vereinbarten Schichtarbeit.
  1. Spätestens eine Woche nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn hat ein schriftlicher Nachweis zu erfolgen über:
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Enddatum oder vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei Befristung des Arbeitsverhältnisses)
  • Arbeitsort (ggf. Hinweis darauf, dass die Beschäftigung an verschiedenen Orten erfolgen kann)
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Dauer einer vereinbarten Probezeit
  • Besondere Angaben bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG)
  • Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (falls vereinbart)
  1. Spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn hat ein schriftlicher Nachweis zu diesen Punkten zu erfolgen:
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • etwaiger Anspruch auf Fortbildung
  • bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung über einen solchen: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
  • das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren, dabei mindestens

o   das Schriftformerfordernis

o   die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie

o   die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (völlig neu!)

  • Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber

Soweit sich die Angaben bereits im schriftlichen Arbeitsvertrag befinden, bedarf es keines gesonderten oder zusätzlichen Nachweises. In einzelnen Punkten kann auch auf tarifliche oder gesetzliche Regelungen verwiesen werden.

Letztlich bedeutet das in der Praxis aber: Neue Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollten bereits vor Arbeitsbeginn ihren Arbeitsvertrag inklusive aller erforderlichen Informationen unterzeichnen.

Alternativ kann ein Arbeitsvertrag nach den bisher vom Arbeitgeber verwendeten Vertragsmustern geschlossen werden. Diese sollten vor dem Hintergrund der gesetzlichen Neuregelung aber nochmals genau durchgesehen werden. Die dort nicht enthaltenen Nachweise müssen gesondert schriftlich erbracht werden.

Bereits vor dem 01.08.2022 beschäftigte Arbeitnehmer/innen

 Handlungsbedarf kann ab dem 01.08.2022 schnell auch bei Mitarbeitenden bestehen, die bereits vor dem 01.08.2022 beschäftigt waren. Die neuen Nachweispflichten müssen jedoch vom Arbeitgeber nicht eigeninitiativ gegenüber den „Alt-Arbeitnehmern“ erfüllt werden, sondern nur bei entsprechender Aufforderung der Arbeitnehmer/innen.

Innerhalb von 7 Tagen nach Zugang der Aufforderung müssen diejenigen oben aufgelisteten Angaben gemacht werden, die gegenüber neu eingestellten Arbeitnehmer/innen schon am ersten Tag bzw. innerhalb einer Woche nachzuweisen sind (s. oben 1. und 2.). Die übrigen Angaben (oben 3., u. a. zum Verfahren bei Kündigungen) müssen innerhalb eines Monats nach Zugang der Aufforderung gemacht werden.

Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses

 Für alle Arbeitsverhältnisse gilt: Kommt es zu einer Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses, so müssen diese dem Arbeitnehmer an dem Tag, an dem sie wirksam sind (neu!), schriftlich mitgeteilt werden. Das gilt nicht bei der bloßen Änderung gesetzlicher oder tariflicher Vorschriften.

Sollten Sie Unterstützung bei der Prüfung, inwieweit die aktuell verwendeten Arbeitsverträge den neuen gesetzlichen Anforderungen bereits genügen, benötigen, stellen wir gerne einen Kontakt zu unserem Netzwerkpartner her. Änderungen und/oder Ergänzungen werden voraussichtlich erforderlich sein, können aber sicher in Grenzen gehalten werden.

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